Política de privacidad

1. Quiénes somos

RoomListo es un servicio de planificación de mantenimiento para hoteles. Lo opera Golden Signature LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de [Jeremy: estado donde se constituyó], con domicilio en [Jeremy: dirección postal] (“Golden Signature” o “nosotros”).

Esta política aplica a este sitio web (roomlisto.com), a la app web de RoomListo, a la app de RoomListo para teléfono y a las páginas QR de limpieza (en conjunto, el “Servicio”).

2. Nuestro papel y el de su hotel

RoomListo es un producto para empresas. Nuestros clientes son hoteles, grupos propietarios de hoteles y compañías administradoras (cada uno, un “Cliente”). El Cliente crea las cuentas de su personal, decide quién puede ver qué y controla la información que su gente ingresa en RoomListo.

• La información en la cuenta de un Cliente (cuentas del personal, órdenes de trabajo, fotos, notas y lo demás descrito en la sección 3): la manejamos en nombre del Cliente y según nuestro contrato con él. Si usted usa RoomListo por su trabajo, también aplican las políticas de su empleador, y lo mejor es dirigirle primero a él sus preguntas sobre su información.
• La información de quienes visitan este sitio o nos escriben: nosotros decidimos cómo se usa, según lo que se describe aquí.

[Abogado: confirmar el enfoque de responsable/encargado (o “proveedor de servicios”) y si se ofrecerá a los Clientes un anexo de tratamiento de datos.]

3. Qué información recopilamos

Cuentas del personal

Los hoteles crean las cuentas de su personal; nadie puede registrarse por su cuenta en RoomListo. De cada persona guardamos su nombre, un nombre de usuario, un correo electrónico si el hotel lo agrega (muchos técnicos no tienen), su idioma preferido, su función (por ejemplo, recepción, técnico de mantenimiento, gerente o dueño), los hoteles donde trabaja y su horario de trabajo.

El inicio de sesión lo maneja Amazon Cognito, parte de Amazon Web Services (AWS). Cognito guarda las contraseñas de una forma que nosotros no podemos leer. Los dueños y gerentes además configuran una app de autenticación como segundo paso para iniciar sesión.

Información del trabajo

Cuando la gente usa RoomListo para el mantenimiento, guardamos lo que ingresa, por ejemplo:

• problemas, órdenes de trabajo, habitaciones fuera de servicio y las notas que llevan;
• fotos tomadas para un trabajo, una lista de verificación o la etiqueta de un equipo (como la placa con el modelo y el número de serie);
• respuestas y lecturas de listas de verificación, como las de la piscina y el jacuzzi;
• reportes de fin de turno y los motivos por los que algo no se terminó;
• el texto del registro de voz: cuando un técnico toca Hablar y habla, el teléfono o el navegador convierte la voz en texto y RoomListo guarda el texto con la hora. No recibimos ni guardamos grabaciones de audio;
• un historial de quién hizo qué y cuándo (por ejemplo, quién registró un problema y quién lo marcó como hecho), que forma el historial de cada habitación y cada equipo.

Información del hotel

Habitaciones y áreas, datos de los equipos, calendarios de mantenimiento preventivo, registros y documentos de cumplimiento, y la tarifa diaria promedio y la ocupación que ingresa el Cliente para que RoomListo estime los ingresos perdidos por habitaciones fuera de servicio.

Reportes de limpieza por código QR

El personal de limpieza puede reportar un problema escaneando un código QR que coloca el hotel, sin tener cuenta. Guardamos el reporte, la foto que se agregue y, si la persona decide darlo, su nombre de pila. El navegador recuerda ese nombre en ese dispositivo para que no tenga que escribirlo otra vez.

Información técnica

Cuando alguien usa el Servicio, nuestros sistemas registran datos técnicos comunes: la dirección IP, el tipo de navegador o dispositivo, las páginas o funciones que se piden y la hora. Usamos estos registros para mantener seguro el Servicio (por ejemplo, para limitar solicitudes repetidas) y para corregir problemas.

Este sitio web y nuestro correo

Este sitio no usa herramientas de analítica, publicidad ni rastreo, y sus fuentes e imágenes se sirven desde nuestro propio sitio. Nuestro proveedor de alojamiento web, Cloudflare, recibe los datos técnicos mencionados arriba para entregar las páginas. Si nos escribe, recibimos su dirección de correo y su mensaje, que guardamos para responderle y darle seguimiento. Nuestro correo funciona con Google Workspace.

4. Reportes del PMS e información de huéspedes

RoomListo no necesita información de los huéspedes del hotel, y procuramos mantenerla fuera. Un hotel puede subir, pegar o reenviar por correo un reporte de habitaciones fuera de servicio de su sistema de administración hotelera (PMS) para que RoomListo arme la lista de esas habitaciones.

• Los reportes que se suben se leen y se borran de inmediato. Como respaldo, nuestro almacenamiento borra automáticamente cualquier archivo de reporte que haya quedado, normalmente en un plazo de dos días.
• Los reportes enviados por correo se leen, y el correo completo se borra en cuanto se termina de leer. Solo guardamos un registro breve de cada correo (cuándo llegó, la dirección del remitente, qué pasó con él y el nombre y tamaño de cada archivo adjunto) durante 30 días. Nunca guardamos el asunto, el cuerpo ni los archivos adjuntos.
• Lo que conservamos de un reporte es la habitación, la fecha en que salió de servicio, el motivo y una nota depurada. Antes de guardar nada, se quitan de las notas los nombres e iniciales del personal, los nombres de huéspedes, los números de teléfono y los números de reservación.
• Nunca se guardan nombres de huéspedes.

Los Clientes no deben escribir nombres ni otros datos de huéspedes en las notas. Recepción puede indicar que una habitación tiene un huésped o una llegada próxima sin decir quién es.

5. Funciones opcionales de IA

Algunas funciones usan inteligencia artificial (IA) para ahorrar escritura: convertir una nota de recepción en órdenes de trabajo, relacionar las notas de fin de turno de un técnico con sus tareas, traducir notas entre español e inglés, leer la etiqueta de un equipo a partir de una foto y leer reportes del PMS escaneados o con un formato que RoomListo no conoce. Estas funciones están apagadas a menos que se activen para la cuenta del Cliente. [Jeremy: hoy la IA se activa para toda una instalación, no por hotel; hacerla una opción por Cliente antes del lanzamiento, o cambiar esta frase.]

• La IA funciona a través de Amazon Bedrock, un servicio de AWS, con el modelo Claude, creado por Anthropic. Solo enviamos lo que la función necesita, como la nota, el texto del reporte o la foto de la etiqueta.
• [Abogado: confirmar con los términos vigentes de Claude en Amazon Bedrock (el servicio que usa la app) antes de afirmar lo siguiente:] El contenido que enviamos no se usa para entrenar modelos de IA y el servicio de IA no lo conserva después de responder.
• Los resultados de la IA son sugerencias. Una persona revisa, corrige o rechaza cada uno antes de que cambie algo, las traducciones se muestran junto al texto original, y todas las funciones se pueden hacer a mano sin IA.

6. Cómo usamos la información

• Para prestar el Servicio: armar la lista diaria de cada técnico, mostrar a recepción y a los gerentes lo que está abierto, mostrar a los dueños las habitaciones fuera de servicio y los ingresos perdidos estimados, y generar los reportes y exportaciones que pida el Cliente.
• Para mantener seguros el Servicio y a sus usuarios: inicio de sesión y segundo paso, separación de la información de cada hotel, prevención de abusos e investigación de problemas.
• Para enviar los mensajes que el Servicio necesita, como una contraseña temporal o un código para restablecerla. La app para teléfono también enviará avisos de trabajo cuando se agreguen las notificaciones (vea la sección 9).
• Para responder preguntas y dar soporte.
• Para mejorar el Servicio, con información sobre cómo se usan las funciones. [Jeremy/Abogado: decidir si podemos usar datos agregados y anonimizados de varios Clientes (por ejemplo, el promedio de días fuera de servicio) y decirlo aquí y en los términos.]
• Para cumplir obligaciones legales y hacer valer nuestros contratos.

No usamos la información de los Clientes para publicidad.

7. Con quién la compartimos

No vendemos información personal ni la compartimos con fines publicitarios.

• Dentro del Cliente. El personal de un hotel, y de su grupo propietario o compañía administradora, ve la información según su función. Por ejemplo, los dueños ven las habitaciones fuera de servicio de sus hoteles y los gerentes ven el trabajo de su personal.
• Proveedores de servicios que operan partes del Servicio para nosotros, por contrato y solo según nuestras instrucciones: Amazon Web Services (alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos, inicio de sesión, recepción y envío de correo, e IA a través de Amazon Bedrock); Google Workspace (nuestro correo); Apple y Google (distribución de la app y, cuando se agreguen, notificaciones); y Cloudflare (alojamiento del sitio web).
• Motivos legales. Cuando la ley lo exija, o para proteger los derechos, bienes o la seguridad de nuestros Clientes, su personal, nosotros u otras personas.
• Cambios en la empresa. Si Golden Signature participa en una fusión, adquisición o venta de activos, la información podría transferirse como parte de esa operación, con las protecciones de esta política.

8. Cookies y almacenamiento local

Usamos cookies y almacenamiento similar del navegador solo para iniciar sesión y recordar preferencias. No hay cookies de publicidad ni de analítica.

• Este sitio web (roomlisto.com) no usa cookies.
• La app web guarda su sesión en el almacenamiento local del navegador, recuerda el idioma que eligió y, en la página QR de limpieza, recuerda el nombre que escribió.
• La página de inicio de sesión, operada por Amazon Cognito, usa cookies necesarias para iniciar sesión de forma segura.

Al cerrar sesión, su sesión se borra del navegador.

9. La app para teléfono

• La app guarda su sesión en el almacenamiento seguro del teléfono.
• Pide usar la cámara o las fotos solo cuando usted decide agregar una foto, y sube solo las fotos que usted elige.
• El dictado usa el reconocimiento de voz de su propio teléfono (de Apple o Google, según sus términos). RoomListo solo recibe el texto.
• La app todavía no envía notificaciones. Cuando se agreguen, la app le pedirá permiso primero y guardará un identificador del dispositivo para enviarle avisos de trabajo, como un trabajo urgente o “tu lista está lista”. Puede apagarlas cuando quiera en la configuración del teléfono. [Jeremy: actualizar este punto, y nombrar los proveedores de notificaciones, cuando salgan.]
• La app no rastrea su ubicación.

10. Dónde se guarda y cómo se protege

El Servicio está alojado en Amazon Web Services en Estados Unidos (la región us-east-1, en el norte de Virginia). La información se cifra en tránsito y en reposo.

La información de cada hotel se mantiene separada, y cada persona solo puede ver los hoteles a los que pertenece. Los dueños y gerentes deben usar un segundo paso para iniciar sesión. El acceso a los sistemas de RoomListo se limita a las personas que lo necesitan para operar el Servicio.

Ningún sistema es totalmente seguro. Si nos enteramos de un incidente de seguridad que afecte la información de un Cliente, se lo notificaremos según nuestro contrato y lo que exija la ley.

11. Cuánto tiempo la conservamos

Cuando un hotel desactiva la cuenta de alguien del personal, esa persona ya no puede iniciar sesión. Su nombre se queda en el historial de los trabajos en que participó, que forma parte de los registros de mantenimiento del hotel.

12. Sus opciones y derechos

Si usa RoomListo por su trabajo, pídale a su empleador ver, corregir o borrar su información; su hotel administra su cuenta y nosotros ayudamos a los Clientes a atender estas solicitudes. También puede escribirnos directamente y trabajaremos con su empleador.

Según dónde viva, usted puede tener derechos bajo leyes estatales de privacidad, como el derecho a saber, corregir o borrar su información personal. No discriminaremos a nadie por ejercer estos derechos. [Abogado: decidir qué leyes estatales aplican (por ejemplo, la CCPA de California, que cubre información de empleados), si Golden Signature actúa como proveedor de servicios bajo ellas y qué incluir aquí.]

13. Menores de edad

RoomListo es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores. No recopilamos a sabiendas información personal de menores de [Abogado: 13 o 16] años.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política a medida que RoomListo cambie. Cambiaremos la fecha de “Última actualización” y, si los cambios son importantes, avisaremos a los Clientes con anticipación por correo o en la app.

Esta política también está disponible en inglés. [Abogado: decidir si prevalece la versión en inglés en caso de diferencias.]

15. Contacto

Golden Signature LLC
[Jeremy: dirección postal]
[email protected] [Jeremy: o una dirección aparte, [email protected]]